自席でのWeb会議はうるさくて迷惑？周囲へ配慮する方法や雑音への対策を解説！
オンライン上でコミュニケーションが可能な、Web会議システムを導入している企業が増えてきています。社内外で従業員が素早く打ち合わせや商談ができることで、レスポンスも早くなり生産性の向上も期待できるでしょう。
その一方で、オフィスの自席や社内でWeb会議中の騒音トラブルも起きています。Web会議をする本人や、周囲の人達の声や雑音がうるさくて仕事に集中できなかったり、支障をきたしたりするというトラブルです。
今回は、Web会議で周囲の声・雑音がうるさい時の基本的なトラブルや、会議室で行うのは非効率的についてと、自席からの騒音がうるさいと思われるNGな行動や効果的な5つの騒音対策などについて解説していきます。
目次
Web会議を自席で行う際に気になる音トラブル
生産性の向上や業務効率化のために、多くの企業でデジタル化が進んでいます。従業員一人ひとりが、会社のパソコンやタブレットなどのデバイスを所持していることも珍しくありません。
パソコンやタブレットなどの端末を使って、ZoomやSkypeなどのビジネスのコミュニケーションツールで、Web会議を行うことも活発になっています。ただし、Web会議中に周囲の会話や雑音をうるさいと感じたり、最悪の場合は以下のようなトラブルが起きてしまうケースも見受けられます。
ハウリングやエコー
Web会議中に発生する「キーン！」という耳障りなハウリング音は、スピーカーから出た音がマイクに再度拾われることによって引き起こされます。特に、同じ空間で複数のデバイスが使用されている場合にこの現象は起きやすいです。また、声が何度も反響して遅れて聞こえるエコーの問題も、基本的にはハウリングと同じメカニズムで発生します。
これらは会議の流れを大きく妨げるため、適切な対策を講じる必要があります。
周囲の雑音や人の声
Web会議中に起こるトラブルの外部要因として、周囲の雑音や人の声があります。例えば、自宅でのリモートワーク中は家族の話声や生活音が入り込むことがありますし、オフィス環境では同僚の話し声や様々な雑音が耳に入ってくることがあります。自分の席から発生する騒音に関しては注意を払うことで抑えることが可能ですが、他人の発する雑音や会話を管理するのは一筋縄ではいきません。
機械音
Web会議を行う際、自宅やオフィスの様々な機器から発生する機械音が騒音の一因となることがあります。例えば、エアコンや扇風機の稼働音、電話の着信音などです。さらに、会議中にキーボードを打つ音やマウスをクリックする音も、相手には明瞭に聞こえることもあるため注意が必要です。
これらの機械音を最小限に抑えるためには、エアコンや扇風機は低音モードで運用する、電話は会議中はサイレントモードに設定する、またキーボードやマウスの使用は慎重に行うなどの対策が有効です。
ただし、オフィスで空調が一律管理されていたり、自分でコントロールするのが難しいケースもあるでしょう。そういったケースでは、別の解決策を考えなくてはなりません。
自席でWeb会議を行う際に周囲に迷惑となるNG行動
ここまででWeb会議を行っている時に、周りからの音や雑音が聞こえてきてうるさいと思われるケースをお伝えしてきました。一方で、周囲がWeb会議をしている人に対してうるさいと思っていることもあります。
ここでは、自席でWeb会議を行う際に周囲に迷惑となるNG行動を紹介していきます。周りの方に迷惑をかけないためにも、無意識のうちに行ってしまっていないか、自分の行動を見つめ直してみましょう。
話し声が大きい
Web会議を行う際には、自分の話し声がどの程度の大きさであるかを意識しましょう。特にイヤホンなどをつけている場合、自分の声の大きさに意識が向きにくくなり、普段よりも声が大きくなってしまう可能性があります。
周囲の同僚にとって、大きな話し声は集中を妨げる大きな要因となります。オフィスでは他の人も仕事に集中しているため、一人の声が大きいと、その人の会話内容に関係なく注意が散漫になりがちです。また、話し声が大きいと、機密情報が周囲に漏れるリスクが高まります。
話し声のボリュームを落としたり、ヘッドセットやマイク付きイヤホンなどをつけて声を拾いやすくするなど工夫するのが良いでしょう。
Web会議に参加している人の近くで別の会議に参加する
Web会議に参加している人の近くで自分も別の会議に参加してしまうと、お互いの会議の音声が交錯し合い、それぞれが自分の会議に集中することが難しくなります。さらに、マイクを通じて相手の会議の音声が漏れ聞こえることで、プライバシーの侵害や機密情報の漏洩のリスクも生じます。
こういった問題を避けるためには、物理的な距離を確保することが重要です。可能であれば、異なる部屋や静かな場所で会議に参加するようにしましょう。
また、会議が予定されている場合は、他の参加者とスケジュールを事前に共有し、同じ空間で複数の会議が同時に行われないよう調整することも有効な解決策となるでしょう。
自席でのWeb会議参加が先方に迷惑をかける理由
自席でWeb会議に参加することは、自分の周りの人に迷惑をかけるだけでなく、会議に参加している相手にも迷惑をかける可能性があります。ここでは、その理由について解説していきます。
周りの音がうるさい
Web会議において、自席から周囲の騒音が参加者に聞こえることは、コミュニケーションの障害となり、会議の生産性に悪影響を与えます。騒音は、オフィス内の他の人の会話など、さまざまな原因で発生する可能性があります。
この問題を回避するためには、会議参加前に自席の周囲を確認し、可能な限り静かな環境を確保することが重要です。可能であれば、周りの方に会議中は静かにしてもらうようお願いするのも手ですが、周囲の方も同じように業務に当たっているという配慮は忘れないようにしましょう。
また、ノイズキャンセリング機能を備えたマイクの使用や、マイクをミュートにしておくことで、必要な時以外は周囲の騒音が会議に影響を与えないようにすることも効果的な対策となります。
ネットワークの遅延が起こる可能性がある
Web会議をスムーズに進めるには、安定したインターネット環境が必要不可欠です。しかし、自席で会議に参加する際、多くの人が同じインターネット回線を使用している環境では、ネットワークの帯域幅が飽和し、遅延や接続の不安定さが生じる可能性があります。このような状況では、音声やビデオが途切れる、共有画面が遅れて表示される、最悪の場合、会議から切断されるなどのトラブルが発生することがあります。
可能であれば部屋を変え、利用者が少ないインターネット回線に繋ぐのが良いでしょう。
機密情報を聞かれてしまうかもしれない
自席でWeb会議に参加する際、周囲に他の人がいる場合、機密情報が第三者に聞かれるリスクが生じます。会議中に取り扱う情報は、企業の重要な戦略、個人情報、クライアントからの秘密情報など、さまざまな機密情報を含む可能性があります。同じ会社の同僚だからと言って、当然すべての社員がすべての情報を知り得ていいわけではありません。
また、社内で行われているWeb会議だとしても、人事情報や健康情報など、プライバシーに関わる情報が周囲に聞こえてしまうリスクがあります。情報が不適切に漏洩することは、法的責任や信用の失墜に繋がり、企業にとって深刻な結果を招くことになりかねません。
さらに、会議の際にはディスプレイの視界にも注意が必要です。画面上に表示される機密情報が、背後から見られることがないよう、画面フィルターを使用するなどの対策を講じると良いでしょう。また、会議の内容に関するメモや書類を机の上に放置しないようにするなど、物理的な情報漏洩にも配慮が必要です。
Web会議で自席の周りががうるさい問題に対処するメリット
Web会議で自分の周りのうるさい問題に対処することによって多くのメリットが得られます。ここでは、その中でも特に大きな3つのメリットについて解説していきます。
Web会議の生産性が向上する
Web会議で自席の周りがうるさい問題に適切に対処することで、会議の生産性が大きく向上します。周囲の騒音が抑えられることで、参加者は互いの発言をクリアに聞き取ることができ、コミュニケーションの質が高まります。騒音が少ない環境では、発言者の声だけでなく、細かな声のトーンやニュアンスも正確に伝わりやすくなります。
また、周りに聞かれていないという安心から、より積極的に会議に参加する可能性も期待できるでしょう。会議の進行がスムーズになることで、予定された議題を計画通りに進めることができ、時間の節約にもつながります。
情報漏洩のリスクを防げる
周りに人がいる環境では、商談の詳細、人事に関する情報、企業の秘密、クライアントからの機密情報などの機密性の高い会話が意図せず周囲に聞かれてしまう可能性があります。会議の部屋を確保するなどの工夫により、このような重要な情報が第三者に漏れることを防ぎ、企業や組織の信頼性を守ることができます。
情報漏洩のリスクを防ぐための対策は、リモートワークやWebを通じた会議が一般的になった現代において、企業のセキュリティポリシーとしても極めて重要です。
自分および周囲のストレスを軽減できる
周囲の騒音が少ない環境を確保してWeb会議に参加することは、自分自身だけでなく、周囲の人々のストレスも軽減します。静かな環境では、より集中して会議に臨むことができ、生産性も高まるでしょう。
また、周囲が静かであれば、不必要な中断や再確認が減少し、会議がスムーズに進行します。会議後の作業効率も向上し、仕事の満足度やモチベーションにも良い影響を与える可能性があります。
Web会議を騒音対策として会議室で行うのは非効率的な場合も
企業のオフィス環境では、多くの社員が日々業務に従事しています。そのため、オフィス内の会議室や静かなスペースでWeb会議を行うことが推奨されることが多いですが、これが常に最善の選択肢とは限りません。
例えば、企業内で多くの従業員が同時にノートパソコンやタブレットを使用してWeb会議に参加している場合、会議室が不足する状況が発生することがあります。また、一人ひとりのWeb会議のために多数の会議室が使用されると、他の目的で会議室を必要とするグループやプロジェクトチームが使用できなくなる可能性があります。
この問題に対処するためには、オフィスデザインの見直しが必要になるかもしれません。
例えば、個々のWeb会議用の小さなブースや、防音処理されたスペースの設置など、社員が個別に集中して作業できる環境を提供することが有効です。また、Web会議のスケジュール管理を徹底することで、会議室の利用競合を減らし、より効率的なオフィス運営を実現できるでしょう。
周囲の迷惑にならないWeb会議の参加方法5選
ここまでで、Web会議中の「音や声」のトラブルに関して自席から本人が騒音を出しているケース、逆に周囲から騒音が出ているケースの両方があることをお伝えしてきました。今度は、Web会議中の騒音トラブルを防ぐためには、どのような対処法があるのかという疑問が思い浮かぶでしょう。
この章では、Web会議中に自席での効果的な5つの騒音対策を解説していきます。
- 場所選びを工夫する
- パーテーションを設置する
- ノイズキャンセリングアプリやマイクを使用する
- デバイスのミュート機能を使用する
- 防音ブースで作業する
場所選びを工夫する
Web会議はインターネットが接続できる環境下であれば、色々な場所から参加できますが、周りがうるさい環境ですと、Web会議が集中して行えませんので生産性やモチベーションの低下を招いてしまいます。
例えば、持ち運びができるノートパソコンを社内の人が居ない場所でWi-Fi接続をして使用したり、利用者が少ないコワーキングスペースを活用したり、周囲が静かな環境で行うなど場所選びを工夫することが大切です。
パーテーションを設置する
自席に吸音性の優れたパーテーションを設置するのも、騒音対策として効果的です。周囲の雑音や声を完全に遮断することはできませんが、Web会議中の音が周りに漏れにくくなり、かつ周囲の音をある程度遮断できるためWeb会議がしやすくなります。
ノイズキャンセリングアプリやマイクを使用する
自動的に周囲の騒音や雑音を感知して消し、自分の声だけを抽出して届けてくれる、ノイズキャンセリング機能を使うのも騒音対策に効果的です。
例えば、Web会議システムのZoomに付いているノイズキャンセリング機能を利用したり、アプリやマイクにノイズキャンセル機能が付属しているものもあります。ワンクリックで簡単に周囲の騒音や雑音をミュート可能な、株式会社ブイキューブ提供の「Krisp(クリスプ)」のアプリなどを使用したりしましょう。
デバイスのミュート機能を使用する
Web会議中に周囲や自席からの雑音や声が入らないように、デバイスのミュート機能を使用すれば、うるさい環境でも一時的に会議の相手には聞こえないので、ビジネスマナーとして心得ておくと良いでしょう。
また、Web会議中に自分が話す時だけミュート解除して、それ以外はミュート機能をオンにしておくなど、Web会議のメンバーに迷惑がかからないように配慮することが大切です。
防音ブースで作業する
パーテーションを設置するよりもコストはかかってしまいますが、自席や社内スペースを活用して防音ブースを作るのも、騒音対策に効果的です。
例えば、株式会社ブイキューブが提供する「Telecube(テレキューブ)」などの電話ボックス型の完全個室タイプであれば、周囲のうるさい雑音や声だけではなく視線も遮断できるため、より快適にWeb会議を行えるかもしれません。
まとめ
日本社会のデジタル化が進み、テレワークやリモートワークの急速な普及に伴い多くの企業では、オンライン上で映像と音声の使用や、あるいはチャット形式によるコミュニケーションが図れるWeb会議システムを導入しています。
Web会議システムを使って、従業員の生産性の向上や業務効率化が期待できますが、オフィスの自席や社内でWeb会議中の騒音トラブルも起きています。Web会議を行う際は、周りの環境に注意を払いながらかつ、お伝えした効果的な騒音対策を実践するなど騒音トラブルが起きないように工夫しましょう。
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