ビジネスホンとは？一般電話機との違いと機能をわかりやすく解説

会社で電話回線を構築する際には、ビジネスホンを採用する方法が一般的です。

しかし、一般的な電話機とビジネスホンとの違いがわからない方も多いはず。ビジネスホンを導入すれば、コストを抑えられるだけでなく、電話の取り継ぎや内線機能により、より快適な仕事環境を整えられるでしょう。

本記事では、ビジネスホンの概要と、一般的な電話機との違いを解説します。さらに、ビジネスホンの便利な機能まで解説するので最後までご覧ください。

これから、会社にビジネスホンの導入を考えているのであれば、参考にされてください。

ビジネスホンとは？

ビジネスホンとは、複数に分けられた外線を一つにまとめたり、内線機能を使える電話機を指します。外部からの電話を取り次いで、他の部署に内線で繋ぐ機能もビジネスホンの主なシステムの一つです。

ビジネスホンを活用できれば、外部との電話連絡が容易になったり、内線や保留機能を使えて、仕事が効率的になります。

特に、部署が多く分かれている会社の場合には、ビジネスホンの恩恵を受けやすいでしょう。

ビジネスホンと一般電話機の違い

ビジネスホンと一般的な電話機の違いは主に以下の3つがあります。

• 内線を繋げられる
• 転送できる
• 複数の外線を受けられる

それぞれの違いを簡単に解説します。

内線を繋げられる

一般的な電話機では、他の電話機に内線で繋げられません。一般的な電話機は、一つの電話機に電話番号が一つずつ割り当てられているためです。

一般的な電話機は、一つ一つの電話機が孤立しているため、内線で繋ぐことはできず、任意の番号でしか通話できません。

しかし、ビジネスホンであれば社内の電話同士を繋げて内線として活用できます。

転送できる

一般の電話機では、一つ一つの電話機が孤立しているため、外線から掛かってきた電話を転送できません。

しかし、ビジネスホンであれば、複数の電話機が一つの回線として繋げられるため、外線を転送して、他の電話機で受信できます。

転送ができるため、代表の電話に掛かってきた外線を他の部署の電話機に簡単に取り次ぎができるので、手間も掛かりません。

複数の外線を受けられる

一般的な電話機であれば、一つの外線を受けている途中で、他の外線電話を受けることはできません。

しかし、ビジネスホンであれば、複数の電話機を用意しておけば、一つの電話番号に掛かってきた複数の電話を受けられます。

特に、大きな企業になれば、電話による問い合わせが多くなるため、ビジネスホンを上手に活用する必要があるでしょう。

ビジネスホンを使用するためには、主装置と呼ばれるシステムが必要で、主装置を取り付けることで、外線を内線で繋げられたり、データを保存できたりします。

ビジネスホンの機能

ビジネスホンの機能はたくさんありますが、主に以下の4つが特徴的です。

• 内線機能
• 保留・転送
• 複数の外線を受けられる
• 自動音声案内

それぞれの機能を簡単に解説します。

内線機能

上記でも解説しましたが、ビジネスホンの最も特徴的で便利な機能は内線機能です。

複数の部署の電話を繋げることができるので、部署間の連絡もスムーズとなり、わざわざ移動する必要もありません。

また、内線機能は固定電話だけでなく、スマホやPHSにも設定できるので、会社から離れていても、内線機能で通話が可能です。

保留・転送

ビジネスホンの機能には、保留と転送機能があります。保留は、一般的な電話機にも搭載されている機能ですが、ビジネスホンでは保留している間に内線で他部署に取り次いだり、転送できる特徴があります。

代表の電話機に電話が掛かってきたら、保留を押して、内線機能を使い連絡し、転送して取り次ぎます。

内線と保留、転送機能がビジネスホンを導入する上で最もメリットとなる機能ですので、これらの機能を活用したい人は、一般的な電話よりビジネスホンをおすすめします。

複数の外線を受けられる

ビジネスホンでは、代表の一つの電話番号に対して、複数の外線を受けられる機能があります。

一つの電話を使用している際に、別の外線電話が掛かってきた場合には、他の電話機で対応が可能です。

一般的な電話であれば、会話中となり、繋がりませんが、ビジネスホンであれば、用意された電話機の数だけ電話対応ができます。

特に電話による問い合わせが多い企業であれば、ビジネスホンの配備は必須です。

自動音声案内

ビジネスホンの中には、自動音声案内を設定できるものがあります。

自動音声案内を使えば、電話に対応する人員を減らせるため、コストも抑えられます。

今までの問い合わせ内容から、頻繁にお問い合わせがあるものを選定して自動音声案内に組み込めば、対応する時間的なコストも抑えられるでしょう。

ビジネスホンを導入する際の注意点

ビジネスホンを導入する際には、いくつかの注意点があります。その中でも以下の4つの注意点は重要です。

• 利用台数や同時接続数を想定する
• 必要な機能を選ぶ
• 増設の可能性を考える
• 購入・リース・レンタルを選ぶ

それぞれの注意点を簡単に紹介します。

利用台数や同時接続数を想定する

ビジネスホンを導入する際には、事前に利用する電話機の台数を正確に把握しておく必要があります。

利用する予定の台数を把握しておかないと、必要な機器の数や番号の準備ができないためです。

さらに、同時に接続できる数を決めておく必要もあります。

企業によっては、問い合わせの数が多い場合もあるため、同時に対応しなければならない場合もあるため、ある程度の接続数を想定しておきましょう。

必要な機能を選ぶ

ビジネスホンを導入する前には、必要な機能を先に選んでおきましょう。例えば、自動音声案内が必要な場合には、音声の内容を事前に決めておく必要があるからです。

他にも、通話録音機能や構内放送などの機能も実装できるため、必要に応じて機能を選びましょう。

増設の可能性を考える

ビジネスホンを導入する際には、現在使用している電話機の数だけでなく、将来的に増える可能性を考慮した上で機器の選択をする必要があります。

部署が増えたり、採用する人材が増えたりすれば、必要な電話機の数も増えていくためです。

事前に増える可能性を考慮した上で設計しておけば、構築し直す必要もなくなるため、無駄なコストや手間を省くことができます。

購入・リースを選ぶ

ビジネスホンを導入する際には、機器を購入するか、リースにするかを決める必要があります。

購入であれば、一度買ってしまえば、通信料金しか掛かりませんが、リースであれば料金が発生します。しかし、リースの場合であれば買い換える必要がなく、一度に大きな金額が必要になることはありません。

導入する機器の数にもよりますが、事前に購入するかリースにするかを決定しておくと導入がスムーズです。

まとめ

今回は、ビジネスホンについて一般的な電話機との違いや機能について解説しました。

ビジネスホンは、一般電話機と違い、社内の電話に内線を掛けたり、外線を転送したりすることができるため、仕事を効率よく進めていくためには必要な機器です。

特に問い合わせが多い企業であれば、複数の外線に対応できるビジネスホンの機能は必要不可欠です。

さらに、ビジネスホンには自動音声案内や構内放送の機能が付いているものもあるので、導入する前に必要な機能を検討しておきましょう。

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ビジネスホンは、仕事を効率化するためには必要な機器の一つです。電話対応は、企業の信頼にも関わるため、できるだけ早く導入することをおすすめします。